Znaleziono 0 artykułów
23.04.2020

Odzyskiwanie czasu: Jak prowadzić kalendarz?

23.04.2020
(Fot. Getty Images)

To, czego nie zaplanujemy, zwłaszcza przyjemności, nigdy się nie wydarzy. Kalendarz z listą zadań – służbowych i prywatnych – nie tylko porządkuje nasze życie, lecz także świetnie sprawdza się, gdy musimy dokonać weryfikacji naszych planów.

Gdybym na co dzień nie korzystała z kalendarza, w moim życiu brakowałoby harmonii. Darzę ten przedmiot miłością szczególną. To jedna z niewielu rzeczy na świecie, które co roku sobie sama sprawiam. Mam wobec niego konkretne wymagania. Może być najpiękniejszy, poręczny i wyjątkowy, ale jeśli jego układ jest niezgodny z moimi upodobaniami (na każdy dzień przypada jedna strona albo, o zgrozo, dni tygodnia ułożone są jeden pod drugim), to nigdy go nie użyję. Mój idealny kalendarz musi spełniać trzy wymogi. Po pierwsze, cały tydzień musi być na jednej rozkładówce. Tylko przejrzysty widok pozwala mi ocenić, na co mam się przygotować. Po drugie, dni tygodnia muszą być ułożone obok siebie, w układzie pionowym. Wtedy wszystkie zobowiązania wpisuję od góry do dołu, tworząc w ten sposób listę zadań na każdy dzień. Po trzecie – potrzebuję przekładek z widokiem na każdy miesiąc osobno. Kiedyś w miesięcznych widokach liczyłam liczbę godzin pracy naszej niani, z którą rozliczałam się co tydzień, potem pilnowałam naszych weekendowych zobowiązań, żebyśmy przynajmniej raz w miesiącu mieli czas na wyjazd, jeszcze później liczyłam tam pieniądze, które zarobiłam danego dnia, a teraz wpisuję rodzaj i długość treningu. Ze stron na notatki w zasadzie nie korzystam. Co roku przepisuję tam PESEL-e i numery dokumentów najbliższych członków rodziny, nazwę i symbol drukarki oraz worków do odkurzacza.

Bożena Kowalkowska (Fot. Edyta Leszczak)

Kiedyś bałam się kalendarza, bo kojarzył mi się ze sztywnym stylem życia. Nie rozumiałam, że prowadzenie kalendarza to nic innego, jak umiejętność budowania list zadań. A jak już w końcu to zrozumiałam, to na dobre ugrzęzłam w tworzeniu takich list. Kategorie mieszały się i nie było w tym żadnej logiki – między notatką o zakupie śrubek i biletu miesięcznego wciskałam informację o planowanych spotkaniach zawodowych, koniecznych naprawach, wizytach w urzędach i tysiącu innych rzeczach, na które z góry było wiadomo, że nie znajdę czasu. Dopiero z czasem nauczyłam się kategoryzować swoje listy. Więc jeśli zakupy to w kategoriach: spożywcze, drogeryjne, na prezent i inne (tu wpisywałam wspomniany bilet miesięczny, ubrania albo karmę dla psa). Jeśli planowałam w danym tygodniu spotkania, to robiłam listę osób, z którymi muszę się spotkać, i wyliczałam czas, jaki razem z dojazdem, mogę na nie przeznaczyć. Nie bez znaczenia było w tym wszystkim osadzanie list na konkretnym odcinku czasu. Inaczej planuje się aktywności w lutym, a inaczej w sierpniu, inną dynamikę zobowiązań ma tydzień przed świętami i inną tydzień po wakacjach. Dlatego wymyśliłam sobie trzystopniowe budowanie listy. Zaczęłam od zadań na wybrany miesiąc i uwzględniłam tam zarówno zawodowy (np. księgowa, spotkanie z..., prezentacja), jak i prywatny obszar życia (m.in. dentysta, strój karnawałowy, warsztat samochodowy). W drugim etapie skupiłam się na tym, co z listy danego miesiąca mogę zrealizować w nadchodzącym tygodniu i notowałam to w „poniedziałku” (dlatego w moim kalendarzu poniedziałki mam zapisane ciurkiem). Potem było już z górki. Każdego dnia przeglądałam zadania z poniedziałkowej listy i w zależności od nastroju, możliwości i czynników zewnętrznych wybierałam sprawy, którymi zajmę się danego dnia. Przy czym zawsze starałam się, żeby działać w obszarze jednej kategorii, więc jeśli w nadchodzącym tygodniu czekała mnie wizyta na poczcie, u lekarza i wywiadówka, to planowałam je wszystkie tego samego dnia, żeby tylko raz przejechać przez miasto.

Na warsztatach zawsze powtarzam, że żeby lista miała sens, musi być realna, czyli krótka. Trzeba mierzyć siły na zamiary, bo przecież celem jest skreślenie wszystkich pozycji z listy, a nie zawał serca. Dobrą metodą na tworzenie możliwych do zrealizowania list zadań jest stosowanie się do reguły 60:40, która polega na planowaniu swojego czasu/kalendarza tylko w 60 proc. Pozostałe 40 proc. powinno zarezerwować się na niespodziewane zdarzenia albo spontaniczne decyzje. Mogłabym bez końca wymieniać czynniki, które pokrzyżowały moje plany. Tak samo, jak dobrze pamiętam uczucie żalu i frustracji, kiedy nie mogłam zrealizować czegoś niespodziewanego, ale ważnego dla mnie.

Bożena Kowalkowska (Fot. Kondrad Ćwik)

Wiem, że niełatwo stworzyć listę krótką. Kiedyś zapisywałam w kalendarzu wszystko – wkładanie do pralki, rozwieszanie i składanie ubrań, mycie dwóch par małych uszu oraz cotygodniowe obcinanie 40 paznokietków, wyszukiwanie filmów na wieczór i książek wartych uwagi, ale też podlewanie kwiatów, podawanie lekarstw, udział w spotkaniach przedszkolnych, pilnowanie rozliczeń domowych czy wyrzucanie śmieci z samochodu. Potem zrobiłam listę wszystkich działań, które wykonywałam w ramach swojej pracy. Kiedy pierwszy szok minął, przeszłam przez wszystkie pozycje z listy, zadając sobie następujące pytania: Które zadania rzeczywiście należą do mnie, a w które zostałam wmanewrowana? Które są wymagające i angażujące, a niewiele wnoszą w moje życie? Które wykonuję ze względu na siebie, a które ze względu na innych? Które czynności sprawiają mi trudność i czy mogę przekazać je komuś innemu? I w końcu najważniejsze: które zadania sprawiają mi radość i czy mogę sprawić, żeby było ich więcej? Rozprawienie się z napotkaną rzeczywistością wspominam jako długi i żmudny proces, ale było warto. Skutecznie wykurzyłam ze swojej listy wszystkie pozycje, które znalazły się na niej w wyniku mojej własnej naiwności i nadgorliwości, np. ścielenie łóżek wszystkich domowników albo pakowanie i wypakowywanie wszystkich na wyjazdy. To, co wywoływało u mnie przestoje, rozłożyłam na czynniki pierwsze, i tak na przykład odkryłam, że transkrypcja wywiadów (które de facto uwielbiałam przeprowadzać), skutecznie mnie blokuje, powodując, że materiał zawsze oddaję później, niż planowałam. Odkąd zleciłam ten etap pracy komuś innemu, problem zniknął. W wyniku porządków doszłam do wniosku, że największą frajdę sprawia mi właśnie organizowanie.

Miałam taki okres w życiu, kiedy świadomie robiłam sobie wolne od obowiązków w środku tygodnia. Po dystrybucji dzieci do placówek wskakiwałam z maseczką do wanny, a potem czytałam sobie książkę do południa, robiłam drzemkę i miałam w nosie domowy bajzel, gotowanie obiadu i wszystkie przychodzące e-maile i telefony. Powtarzałam sobie wtedy, że przecież gdybym tego dnia zachorowała, to też nie zrobiłabym tych wszystkich rzeczy i świat by się nie zawalił, tak więc w każdą środę tłumaczyłam sobie, że jestem „chora”. Zmodyfikowany system „chorobowy” włączam za każdym razem, gdy planuję coś dla własnej przyjemności. Zasada jest prosta. Zanim zapełnię kalendarz listą zobowiązań i zadań, wpisuję dwie pozycje z listy własnych przyjemności i traktuję je jak żelazny punkt programu. Myślę o nich, jak o wyczekanych wizytach u lekarza specjalisty, których odwołanie nie wchodzi w grę. Pod przyjemności układam cały plan. Uświadomiłam sobie, że nie jestem w stanie zliczyć, ile razy zdarzyło mi się zrezygnować z możliwości fajnego spotkania, wyjazdu albo ulubionej czynności, tylko dlatego, że nie było już na to czasu. A z przyjemnościami nie jest przecież tak jak z pracą – nie da się ich nadgonić ani nadrobić. Znikają i już. Dlatego obowiązkowo raz na tydzień umawiałam się na śniadanie przynajmniej z jedną z przyjaciółek (teraz umawiam się na Skypie), w piątki po przedszkolu chodziłam z dziećmi na lody (teraz pieczemy ciastka), a podczas regulowania rachunków kupowałam sobie nowe książki czy bilety do teatru albo na koncert (teraz słucham książek czytanych przez grupę Ula z książkami na Facebooku). A kiedy życie wróci do normalności, planuję śladem mojej pomysłowej przyjaciółki przynajmniej raz w miesiącu umawiać się na randkę z mężem. Nie ma się co łudzić. To czego się nie zaplanuje, zwłaszcza w temacie przyjemności, tego prawdopodobnie nie będzie.

*

Bożena Kowalkowska: absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji „Magazynu A4”, „Vice”, „Kikimora” oraz ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył nagrody na całym świecie, m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Przez siedem lat była współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych – Print Control. Jako dziennikarka przeprowadza serię wywiadów z kobietami do portalu Gazeta.pl. Na co dzień zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, pisze teksty i prowadzi warsztaty oraz wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu. www.bozenakowalkowska.com

Bożena Kowalkowska
Proszę czekać..
Zamknij